Meldingen per e-mail

We laten het je weten wanneer er iets gebeurt met werk waar jij bij betrokken bent, zodat je niet zelf hoeft te blijven kijken. Zo'n mail is geen systeemmelding die je kunt negeren: het is het gesprek over een taak, dat toevallig in je postvak langskomt.

Moet je iets doen?

Onder in elke mail staat de regel Volgende actie wordt uitgevoerd door. Daar lees je wie aan zet is.

• Staat daar iemand van ons, dan hoef je niets te doen. De mail houdt je op de hoogte, meer niet.
• Staat jouw naam er, of staat er een vraag in de tekst, dan wachten wij op jou.

Antwoorden mag altijd, ook als je niet aan zet bent. Een korte reactie is nooit verkeerd.

Wanneer je een mail krijgt

Er zijn drie momenten, en ze betekenen niet hetzelfde:

• Een nieuwe taak is aangemaakt. Het werk staat genoteerd, maar er is nog niets aan gedaan. Ga dus nog niet op je website zoeken naar het resultaat: je hoort het weer zodra de taak is opgepakt of afgerond.
• Er staat een nieuwe opmerking onder een taak waar je aan gekoppeld bent. Meestal is dat een vraag aan jou of een tussenstand.
• Een taak is afgerond. Dit is het bericht waarbij er een resultaat te zien is.

In de mail staat waar het over gaat, met een knop naar de taak zelf. Zijn er bestanden aan een opmerking toegevoegd, dan sturen we die mee zolang ze niet te groot zijn. Zit er iets niet bij, dan noemen we het bestand met naam, zodat je weet dat je het in het portaal kunt ophalen.

Antwoorden op de mail

Je kunt gewoon op de mail antwoorden. Gebruik de knop Beantwoorden van je mailprogramma en typ je reactie zoals je dat bij elke andere mail zou doen. Je reactie komt terug op de taak waar de mail over ging en verschijnt daar als opmerking. Inloggen hoeft daar niet voor.

Een schermafbeelding mag je meesturen. Die komt als bijlage bij de taak te staan.

Waar je antwoord terechtkomt

Drie dingen bepalen of je reactie aankomt:

• Schrijf boven de streep. Boven in de mail staat de regel Beantwoord deze e-mail boven deze regel. Alles wat daarboven staat wordt de opmerking; alles daaronder is de oude tekst en die knippen we eraf.
• Laat de onderwerpregel staan en gebruik Beantwoorden. Een nieuwe mail met dezelfde tekst kent de taak niet en komt er niet bij te staan.
• Antwoord aan de afzender van de melding, niet aan het persoonlijke adres van je contactpersoon. Stuur je de mail door naar iemand van ons persoonlijk, dan staat je reactie wel in zijn postvak, maar niet bij de taak.

Je krijgt geen bevestiging dat je antwoord verwerkt is. Wil je het zeker weten, open dan de taak, of vraag het gewoon aan ons.

Wat je schrijft komt zichtbaar onder de taak te staan. Behandel het als een opmerking in het portaal, niet als een privébericht.

Automatische antwoorden, zoals een afwezigheidsmelding of een leesbevestiging, herkennen we en laten we buiten de taak.

Akkoord geven

Bij sommige taken vragen we of het zo goed is. Dan staat er een groene knop in de mail, en boven aan de taak een blok met twee knoppen.

• Akkoord betekent: klaar wat mij betreft. Een toelichting mag, maar hoeft niet.
• Niet akkoord vraagt om een korte uitleg van wat er nog moet gebeuren. Die komt als opmerking bij de taak te staan en wij pakken het weer op.

De knop in de mail werkt zonder inloggen en is een maand geldig. Heeft iemand anders bij jullie al geantwoord, dan zegt de pagina dat en verandert er niets.

De taak zelf bekijken

Met de knop Open taak ga je naar de taak in het portaal. Daar zie je de hele geschiedenis, de bestanden en de status.

Daarvoor log je wel in, met het e-mailadres waarop je deze mail kreeg. Heb je nog nooit een wachtwoord ingesteld, of weet je het niet meer, kies dan Wachtwoord vergeten op de inlogpagina. Dat werkt ook als je er nooit een hebt gehad. Zie Inloggen en Wachtwoord instellen of opnieuw aanvragen.

Kom je er niet in? Antwoorden per mail blijft gewoon werken. Je hoeft niet in te loggen om mee te praten.

Iets melden dat hier niet over gaat

Je reactie komt altijd op de taak waar de mail over ging. Heb je iets anders te melden, bijvoorbeeld een nieuwe wens of iets wat je op een andere pagina opvalt, dan is dit de verkeerde plek: het verdwijnt onder een taak die er niet over gaat.

Meld het los. Ben je ingelogd, gebruik dan de knop Stel een vraag boven in het scherm. Ben je dat niet, gebruik dan het formulier. Allebei maken ze er een eigen taak van. Zie Een vraag stellen of iets melden.

Geen mail meer ontvangen

Laat het ons weten via je contactpersoon of via het formulier, dan zetten we het voor je uit. Je blijft alles gewoon in het portaal zien.